Polt Péter módosítja az iratkezelés és selejtezés szabályait

A legfőbb ügyész, Polt Péter új utasítást adott ki, amely a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével két hét múlva lép hatályba, és érinti az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatát.

A Hivatalos Értesítőben közzétett módosítás alapján a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési eljárásait érintő kormányrendelet rendelkezéseit kell továbbra is alkalmazni, de ezeket a szabályokat évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani.

Az új rendelkezések szerint az ügyészségi iratkezelés terén csak azok az informatikai alkalmazások használhatók, amelyeket a legfőbb ügyész utasítása alapján, jogszabályban meghatározott módon tanúsítottak, illetve az ügyészség által fejlesztett rendszerek és az ezekhez kapcsolódó szolgáltatások.

Az ügyészségre beérkező vagy ott keletkező iratokat minden esetben iktatni kell, és az iratok hollétére vonatkozó adatokat – ha rendelkezésre állnak – rögzíteni szükséges.

Amennyiben egy irat rendkívüli esemény következtében károsodik, az ügyészség vezetőjének haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvennie, és azt az illetékes levéltárnak kell megküldenie, amely dönthet a kényszerselejtezés engedélyezéséről.

A selejtezési gyakorlat is változik: míg korábban évente egyszer volt kötelező a selejtezés, addig az új utasítás értelmében legalább egyszer, de legfeljebb négyszer kell majd elvégezni ezt a folyamatot, és dönteni azokról az iratokról, amelyek őrzési idejük lejártát követően selejtezendők.

A selejtezés helyéről és idejéről a megkezdés előtt legalább 30 nappal írásban kell értesíteni a levéltárat, és a selejtezésről készült jegyzőkönyvet szintén el kell juttatni oda. Polt Péter utasítása tehát két hét múlva lép életbe, és új fejezetet nyit az ügyészségi iratkezelés terén.